"20 000 - 30 000 тысяч" - это 20-30 миллионов, тут уже ничто не поможет.
А по теме предложу бюджетирование по статьям затрат, пусть даже и в тетрадке. Тогда будешь не только факт с фактом предыдущих периодов сравнивать, но и с планом.
Тетратдка
Пользователь не знает, чего он хочет, пока не увидит то, что он получил. Эдвард Йодан